注文が入ったあと、何をするか

最初の注文が入った日のことは、よく覚えているものだと思います。
うれしさと同時に、何をすればいいのか分からない時間がきます。

梱包材を探しに行って、宛名を書いて、郵便局の受付時間を調べる。
1件でこれだけかかると、増えたときに回らなくなります。

注文のあとにやることを、先に決めておくと楽になります。

注文から発送までの流れ

1番目でつまずくことがあります。
注文の通知がメールだけだと、他のメールに混ざって気づかないことがあります。
スマホに通知が出るように設定しておくと、見落としが減ります。

2番目は、コンビニ払いや銀行振込を使っている場合に必要です。
注文が入った時点では、まだ払われていません。
支払いの確認前に送ってしまうと、あとで困ります。

買った人がいちばん不安なのは、注文したあとの何も連絡のこない時間です。
連絡が1通あるだけで、その不安はなくなります。

自動で送られる確認メールがあっても、別に1通送ると印象が変わります。

入れるのは3つです。
注文を受けたこと。
いつ発送する予定か。
何かあればここに連絡してほしいという一文。

2つ目が大事なところです。
「2営業日以内に発送します」と書いてあれば、それまで待ってもらえます。

発送した日と、届く予定の日。
追跡番号があれば、それも一緒に送ります。

ダウンロード商品の場合は、ここが「ダウンロードの手順」になります。
どこから、何回まで、いつまで取得できるのか。
うまく開けなかったときの連絡先も添えておきます。

ここは、やってもやらなくてもかまいません。
ただ、やっている人は少ないので、やると残ります。

届いた数日後に、短い一文を送ります。
「無事に届きましたでしょうか。使ってみて分からないところがあれば、いつでも聞いてください」

売り込みをするような内容を入れないのがこつだと思います。
次の商品を案内すると、その一通の意味が変わってしまいます。

箱を開ける瞬間は、写真では伝わらなかったところが伝わる場面です。

高い資材を使う必要はありません。
濡れない、動かない、この2つができていれば十分だと思います。

使い回しの箱を使う場合は、前の宛名や伝票をきれいに取ります。
取り残しがあると、そこが目に入ります。

小さなカードを1枚入れておくと、次につながることがあります。

書くのは、長い手紙でなくてかまいません。

手書きにすると時間がかかるので、印刷したカードに一言だけ手書きで足す形が続けやすくなります。
名入れのカードは、名刺を作るときに一緒に頼むと手間が1回で済みます。
名刺に何を入れるかは名刺に、何を入れるかに書いています。

発送が終わったら、それで完了にせず、残しておきます。

3つ目と4つ目は、あとで値段を見直すときの判断材料になります。
送料を安く設定しすぎていたことに、ここで気づきます。

お金の記録のつけ方はお金の記録を、いつから、どうつけるかにまとめています。

ここまでの流れを、1枚の紙に書いて見える場所に貼っておきます。

注文が少ないうちは、頭で覚えていられます。
増えてきたとき、あるいは久しぶりに注文が入ったときに、この記録のメモが活きてきます。

連絡の文面も、型として保存しておきます。
受付の連絡、発送の連絡、届いたころの一文。
3つあれば足ります。

注文のあとの対応は、商品そのものと同じくらい覚えられています。
届くまでが早かった、連絡がていねいだった。
そういうことが、次の注文につながっていきます。

まず、受付と発送の2つの文面を作っておいてください。
次に注文が入ったとき、送るだけになります。