返信を書きかけて、何度も消しては打ち直す。
そういう連絡は、だいたい決まっています。
断るとき、謝るとき、お金の話をするとき。
内容は決まっているのに、言い方が決まらないまま時間が過ぎていきます。
ここはAIに下書きをさせると早くなります。
ただ、そのまま送っていいものと、自分で書き直したほうがいいものがあります。
下書きを頼んでいい連絡
- 日程の調整や、受付の確認
- 見積りを送るときの添え状
- 資料の送付や、案内の連絡
- 言いにくいことを、角を立てずに書きたいとき
- 長くなった文を、短くまとめたいとき
4つ目が、いちばん助かるところだと思います。
自分で書くと、どうしても言い過ぎたり、逆に何も言えていない文になったりします。
5つ目も頼みやすいところです。
自分の書いた文を渡して「もう少し短くしてください」と言うだけなので、内容がずれにくくなります。
自分で書いたほうがいい連絡
- こちらの手違いを謝るとき
- 金額や条件を変えてもらうお願い
- 仕事を断るとき
- 長く付き合っている相手への、お礼や相談
1つ目は、下書きだけAIに作らせて、ほとんど書き直すことになると思います。
整った謝罪文は、整っているほどよそよそしく読まれることがあります。
4つ目も、自分の言葉で書いたほうがよいところです。
何度もやり取りしている相手は、こちらの書き方を覚えています。
急に文体が変わると、そこに気づかれます。
AIに何を伝えて、何を伝えないか
下書きを頼むとき、相手のメールをそのまま貼りたくなります。
ここは分けて考えます。
AIに伝えない情報。
- 相手の名前、屋号、住所、電話番号
- メールアドレスやアカウント名
- 契約の金額や口座の情報
- 相手から預かった資料や原稿
伝えるのは、状況だけで足ります。
「内装業の方から、納期を2週間早めてほしいと連絡が来た。うちは間に合わないので、できる範囲を提案したい」。
これだけで下書きは作れます。
名前は「○○様」のまま作らせて、送る前に自分で入れます。
この順番にしておくと、入力の手間もほとんど変わりません。
AIにどこまで話していいかはAIに、どこまで話していいかにまとめています。
頼むときの言い方
「メールの文を書いてください」だけだと、長くて硬い文が出てきます。
条件を3つ添えると、使える下書きになりやすくなります。
- 誰に送るか（取引先、はじめての問い合わせ、長い付き合いの相手）
- 何を伝えたいか（1つだけに絞る）
- 長さ（「3行で」「200文字くらいで」）
3つ目を入れないと、たいてい長くなります。
短く指定しておいて、足りなければあとから足すほうが早いと思います。
同じ指示を毎回打ち込んでいるなら、保存しておく方法もあります。
同じ指示を、毎回打ち込んでいませんかに書いています。
送る前に直すところ
出てきた下書きは、そのままでは送れないことが多いと思います。
確認するのはこのあたりです。
- 約束していないことが書かれていないか（「すぐに対応します」など）
- 日付や曜日、金額が合っているか
- 謝りすぎていないか、または謝っていないか
- 自分が使わない言葉が入っていないか
- 相手の名前や屋号が正しいか
1つ目がいちばん危ないところです。
AIは文をまとめるときに、こちらが言っていない約束を足すことがあります。
「できる限り早く」くらいなら残してもよいですが、日数や回数が入っていたら消します。
4つ目も見ておきます。
普段使わない言い回しが混ざると、自分の文に見えなくなります。
自分の言葉に戻す方法はAIに書かせた文章が、自分の言葉に聞こえないときに書いています。
断るときの下書き
断る連絡は、AIに作らせると当たりのやわらかい文が出てきます。
ただ、やわらかすぎて断っていると伝わらないことがあります。
入れておくのは3つです。
お受けできないこと。
理由（詳しく書かなくてかまいません）。
代わりにできることがあれば、それ。
「今回は見送らせていただきます」は、はっきり書きます。
ここをぼかすと、相手はもう一度頼んでくることになって、二度断ることになります。
同じ文を使い回す
一度よい下書きができたら、AIに作らせた形のまま保存しておきます。
毎回AIに頼むより、保存した文を少し直すほうが早くなります。
そのうち、AIに頼む回数そのものが減っていくと思います。
事務の作業をどこまで任せられるかはAIで、事務の何を減らせるかにまとめています。
最後に
返信にかかっている時間は、仕事の時間として数えにくいところです。
気づかないうちに、1日の中でまとまった時間になっていることがあります。
まず、いま返事を書けずに置いてある1通を、状況だけ渡して下書きさせてみてください。
直すところが分かれば、次からはその分だけ手を入れれば済みます。
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