お客様から届いたメールに返事を書くとき、文面をAIに作ってもらう。
届いたメールをそのまま貼りつけて、「これに丁寧に返信して」と頼む。
よくある使い方です。早いし、文章も整います。
ただ、そのメールにはお客様の名前と連絡先が入っています。
貼りつけた時点で、その情報を別の会社のサービスへ渡したことになります。
入れないほうがいいもの
- お客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- 見積書や契約書の中身（相手の社名や金額が入っているもの）
- 生徒さんや患者さんの記録
- IDやパスワード、サーバーやメールの設定情報
- カード番号や口座番号
- 他社から「社外に出さないで」と言われた資料
4つ目は見落としやすいところです。
設定がうまくいかないときに、画面をそのまま貼って相談することがあります。
そこにパスワードが写っていることがあります。
入れてかまわないもの
- 自分が書いた文章
- 公開しているページの内容
- 一般的な質問（言い回し、手順、調べ方）
- 名前や社名を外した、状況の説明
4つ目が実際によく使う形です。
そのまま貼るのではなく、中身だけを自分の言葉で伝えます。
伏せてから渡す
メールの返信を作ってもらいたいときは、固有の情報を置き換えます。
「株式会社〇〇の田中様から、見積書の金額について質問が来ました」
これを、こう変えます。
「お客様から、見積書の金額について質問が来ました」
返ってきた文章の「お客様」を、あとから本当の名前に差し替えます。
ひと手間ですが、慣れると数秒です。
金額も、必要がなければ伏せます。
「3万円台の見積り」で足りる場面がほとんどです。
入力した内容がどう扱われるか
入力した内容が、そのサービスの学習に使われるかどうかは、サービスごとに違います。
同じサービスでも、無料と有料で違うことがあります。
設定で切り替えられるものもあります。
ここは「たぶん大丈夫」で済ませず、自分で確かめます。
見る場所は2つです。
- 設定の画面（「データ」「プライバシー」「学習」といった言葉のあたり）
- 利用規約とプライバシーポリシー
探す言葉は「学習」「トレーニング」「オプトアウト」「データの利用」あたりです。
ページ内を検索すれば見つかります。
規約は変わります。
一度見たから大丈夫、ではなく、使うサービスを変えたときには見直します。
お客様から預かったものは、別の扱いにする
自分の情報をどう扱うかは、自分で決められます。
お客様から預かったものは、そうではありません。
仕事で名簿や顧客の情報を預かる場合は、どこまで外部のサービスを使うかを決めておきます。
取引先から条件を示されることもあります。
判断に迷うときは、入れないほうを選びます。
入れずに済む形に変えられないか、先に考えます。
事業の内容によっては、専門家に確認しておくほうが安心できる場面もあります。
使い分けの目安
迷ったときは、こう考えると分かりやすくなります。
その内容を、知らない人が隣で見ていても平気か。
平気なら入れて問題ありません。
気になるなら、名前を外すか、入れずに書きます。
AIに任せる範囲そのものの決め方は、AIに任せていい仕事と、自分でやる仕事に書いています。
最後に
AIを使わないほうがいい、という話ではありません。
AIで入力をするものを選べば、ふつうに使えます。
今日のうちに、使っているサービスの設定画面を一度開いてみてください。
学習に関する項目がどうなっているかを見ておくだけで、使うときの迷いが減ります。
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