手書きのメモ、もらった名刺、紙で届いた案内。
これを打ち込み直す作業に、毎回時間がかかります。
スマホで撮ってAIに読み取らせると、ここが短くなります。
ただ、そのまま使えるものと、必ず直すものがあります。
向いているもの
- 印刷された文章（案内、説明書、チラシ）
- 自分の手書きのメモ（打ち合わせの書き取り）
- 名刺（会社名、氏名、連絡先）
- セミナーや講座で配られた紙
- 自分で撮った看板や掲示の写真
2つ目は、意外と読み取れます。
自分の字なら、間違っていても見てすぐ気づけるので直しやすいところです。
打ち込み直すのではなく、読み取ったものを直す作業に変わります。
1ページで5分くらい短くなることが多いと思います。
手順
- 紙を明るいところに置いて、真上から撮る
- 画像をAIに渡して、文字にしてもらうよう頼む
- 出てきた文章を、元の紙と見比べる
- 数字と固有名詞だけ、1つずつ確かめる
1つ目で結果が変わります。
斜めから撮ると文字がゆがんで、読み間違いが増えます。
影が入らないように、自分の体で光をふさがない位置から撮ります。
2つ目のとき、何をしてほしいかを添えます。
「この画像の文字をそのまま書き出してください」。
要約してほしいわけではないので、そこを書いておきます。
4つ目は飛ばさないようにします。
ここが、この作業でいちばん大事なところです。
読み間違いが出やすいもの
- 数字（1と7、0と6、3と8）
- 電話番号やFAX番号の桁
- 人の名前と地名（読みが複数あるもの）
- 単位（千円と万円、個と箱）
- 表の中の数字（どの列のものか入れ替わる）
5つ目が、いちばん気づきにくいところです。
文章としては通っているのに、金額が別の行のものになっていることがあります。
表を読み取らせたら、表計算ソフトに貼って、合計が合うかを確かめます。
計算そのものをAIに頼まないのはAIで、事務の何を減らせるかに書いたとおりです。
3つ目も、仕事の連絡で使うときは確かめます。
名前を間違えたまま返信すると、そこが先に目に入ります。
読み取らせないもの
紙に書かれているものには、入れないほうがよいものもあります。
- お客様から預かった書類（申込書、アンケート、名簿）
- 他の人の氏名や住所が並んでいるもの
- 通帳やカードの写し
- 契約書や、相手の社内の資料
- 子どもの写真や名前が入っているもの
1つ目は、自分のものではない情報です。
渡した本人が、AIに入れられるとは思っていません。
打ち込みが大変でも、ここは手で入力します。
どこまで伝えていいかの線引きはAIに、どこまで話していいかにまとめています。
自分の名刺や、自分が作った資料は入れてかまいません。
判断の基準は「自分のものか、預かったものか」です。
使い道の例
読み取ったあと、そのまま次の作業につながるものがあります。
- 打ち合わせのメモを、箇条書きに整えてもらう
- 紙で届いた案内を、自分の予定表に入れる文に直してもらう
- 手書きの材料のリストを、注文用の並びに直してもらう
- 講座で配られた資料を、自分用のメモにまとめてもらう
1つ目は、打ち合わせの直後にやると残ります。
自分の字を読み取らせて、そのまま整えてもらう流れです。
ただし、整えてもらった時点で、元のメモにない言葉が入ることがあります。
整える前の書き出しも残しておくと、あとで見比べられます。
紙を残すかどうか
文字にしたから紙を捨てる、とはしないほうがよいと思います。
請求書や領収書のように、保存の決まりがあるものもあります。
保存期間については見積書と請求書に、何を書くかに書いています。
読み取ったのは控えとして使い、紙はそのまま残しておきます。
打ち合わせのメモのように、自分用のものは文字にしたあとで処分してかまいません。
最後に
この作業で減るのは、打ち込む時間です。
確かめる時間は減らないので、そこは残すつもりで使うほうがよいと思います。
まず、手元にある自分の手書きメモを1枚撮って、文字にしてもらってください。
どこを直すことになるかが分かれば、次から使うかどうかを決められます。
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