AIで、事務の何を減らせるか

AIを仕事に使おうとすると、まず制作や文章づくりに目が向きます。
投稿を書いてもらう、キャッチコピーを考えてもらう、といったところです。

ただ、ひとりで事業をしていて時間を取られているのは、たいてい事務のほうです。
見積り、請求、連絡、整理。
売上にならないのに、やらないと進まない作業です。

向いている作業

見積りを送るときの文、納品のお知らせ、日程の候補を出すメール。
毎回ほとんど同じ内容を、少しずつ変えて書いています。

一度AIに作ってもらって、自分の言い方に直す。
それを型として保存しておけば、次からは差し替えるだけになります。

打ち合わせのメモ、自分で書いた長い説明、受け取った資料。
これを3行にまとめてもらうと、何の話だったかがすぐ分かります。

自分で書いた文章を短くしてもらうのも早くなります。
書いた本人は、どれが要らないか判断しにくいからです。

ばらばらに書いたメモを、項目ごとに並べ直してもらいます。
日付、相手、内容、金額。
そのまま表計算ソフトに貼れる形で出してもらうこともできます。

ファイルの名前のつけ方、フォルダの分け方、商品名の候補。
自分ひとりだと決められないことが、案を10個並べてもらうと選べるようになります。

そのまま使わなくてかまいません。
見ているうちに「これは違う」が分かって、決まっていきます。

納品の前に確認すること、月末にやること、新しい仕事を受けたときに聞くこと。
頭の中にあるものを話して、箇条書きにしてもらいます。

一覧になっていると、そのとおりに進めるだけで済みます。
毎回思い出す作業がなくなります。

3つ目は気をつけるところです。
足し算や割り算を任せると、それらしい数字が返ってきて、確かめずに使ってしまうことがあります。
計算は表計算ソフトにさせるほうが確実です。

どこまで任せるかの線引きは、AIに任せていい仕事と、自分でやる仕事に書いています。

全部をいっぺんに変えようとすると、続きません。
1つの作業だけ決めて、そこに使います。

5番目をやるかどうかで、次からの時間が変わります。
毎回ゼロから頼んでいると、頼む手間が残ったままになります。

事務の文章は、条件を添えないとかたい文になります。

4つ目を伝えておくと、直す手間が減ります。
「お世話になっております、は使わない」のように書きます。

お客様の名前や連絡先を貼りつけるときは、気をつけることがあります。
AIに、どこまで話していいかに書いています。

事務が軽くなっても、その時間が別の事務で埋まることがあります。

先に、何に使うかを決めておきます。
作ること、連絡すること、休むこと。
決めていないと、空いたぶんだけ細かい作業が入ってきます。

事務は、やめることができない作業です。
だからこそ、一度手を入れておくと、毎週その差が出ます。

今週いちばん多く書いたメールを1通選んで、型を作るところから始めてみてください。
次に同じメールを書くとき、時間の差がはっきり分かります。